Privacyverklaring

Slimcijfer BV (hierna: “Slimcijfer”, “wij” of “ons”) hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Slimcijfer BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Slimcijfer BV
• Kerkenbos 1075 X, 6546 BB Nijmegen
• KVK: 42093485
• BTW: NL869683706B01

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand adres.

Slimcijfer heeft geen functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld en is daartoe op grond van de AVG ook niet verplicht. Vragen over privacy worden behandeld door onze directie.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

• (contactpersonen van) onze cliënten en hun medewerkers, bijvoorbeeld in het kader van salarisadministratie;
• bezoekers van onze website en personen die contact met ons opnemen;
• leveranciers en overige zakelijke relaties;
• sollicitanten;
• (vertegenwoordigers van) ondernemingen waarmee wij in gesprek zijn over samenwerking, aansluiting of overname.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van onze relatie met u kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum en geslacht;
• burgerservicenummer (BSN), uitsluitend voor zover dit wettelijk is vereist, bijvoorbeeld voor fiscale aangiften en salarisadministratie;
• kopie van een identiteitsbewijs, uitsluitend voor zover wettelijk vereist (onder meer op grond van de Wwft);
• financiële en fiscale gegevens, zoals bankrekeningnummers, loongegevens, administratie- en aangiftegegevens;
• gegevens over uw onderneming, zoals KVK-gegevens en gegevens over uiteindelijk belanghebbenden (UBO's);
• gegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of tijdens gesprekken.

4. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

In de meeste gevallen ontvangen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van derden, bijvoorbeeld:

• van uw werkgever, indien deze cliënt bij ons is en wij de salarisadministratie of personeelsadministratie verzorgen;
• uit openbare registers, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster;
• van instanties zoals de Belastingdienst, banken, verzekeraars of pensioenuitvoerders, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Bent u verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken? Voor sommige gegevens geldt een wettelijke of contractuele noodzaak: zonder bijvoorbeeld uw identificatiegegevens (Wwft) of het BSN van werknemers (loonaangifte) kunnen wij onze dienstverlening niet of niet volledig uitvoeren en kunnen wij in voorkomende gevallen geen zakelijke relatie met u aangaan of voortzetten.
‍

5. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

a. Uitvoering van de overeenkomst: het verlenen van administratieve, fiscale en adviesdiensten, waaronder het voeren van administraties, het samenstellen van jaarrekeningen, het verzorgen van aangiften en salarisadministratie, en het onderhouden van contact daarover.

b. Wettelijke verplichtingen: het naleven van wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale wetgeving, de fiscale bewaarplicht en het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

c. Gerechtvaardigd belang: het onderhouden van zakelijke relaties, relatiebeheer en marketing gericht op bestaande relaties, het verbeteren van onze dienstverlening, de beveiliging van onze systemen en het behandelen van geschillen.

d. Toestemming: voor verwerkingen waarvoor wij uw toestemming vragen, bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief aan personen die geen cliënt zijn. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of voor zover wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk hierbij aan:

• de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, in het kader van aangiften en wettelijke verplichtingen;
• leveranciers van software en ICT-diensten die wij voor onze dienstverlening gebruiken, zoals boekhoud-, aangifte- en salarissoftware en cloudopslag (bijvoorbeeld Exact Online en Microsoft 365);
• banken, verzekeraars, pensioenuitvoerders en andere partijen, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht;
• externe adviseurs, zoals notarissen, advocaten of fiscalisten, indien dit voor de opdracht nodig is.

Met partijen die als verwerker in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid zijn vastgelegd. Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Doorgifte buiten de EER

Uw persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, bijvoorbeeld door leveranciers van cloudsoftware, gebeurt dit uitsluitend indien een passend beschermingsniveau is gewaarborgd, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC's).

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. In het bijzonder gelden de volgende termijnen:

• administratieve en fiscale gegevens: ten minste 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht;
• gegevens uit het Wwft-cliëntenonderzoek: 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie;
• sollicitatiegegevens: uiterlijk 4 weken na afronding van de procedure, of – met uw toestemming – maximaal 1 jaar;
• overige gegevens: zolang als noodzakelijk voor het doel van de verwerking of het afhandelen van eventuele geschillen.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daarbij kunt u denken aan toegangsbeveiliging met sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, beperking van toegangsrechten tot medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, en geheimhoudingsverplichtingen voor onze medewerkers.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Slimcijfer maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG. Er worden dus geen besluiten over u genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Beslissingen in het kader van onze dienstverlening worden altijd door een medewerker genomen.

11. Cookies en website

Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website, en – uitsluitend met uw toestemming – van analytische of andere cookies. Voor zover van toepassing wordt u hierover bij uw eerste bezoek aan de website geïnformeerd via een cookiemelding.

12. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van gegevens (“recht op vergetelheid”), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
• recht van bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing;
• recht om een gegeven toestemming in te trekken.

U kunt een verzoek indienen via de contactgegevens in deze privacyverklaring. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Om uw identiteit te kunnen vaststellen, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen. Let op: sommige gegevens kunnen wij op grond van wettelijke verplichtingen niet verwijderen zolang de bewaartermijn loopt.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op; wij zoeken graag samen met u naar een oplossing. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via onze website of op te vragen via ons kantoor. Deze versie is vastgesteld in juli 2026.